Manuel de l'exposant.

1 - Inscription et admission

1.1 La demande d’admission s’effectue au moyen du formulaire communiqué par l’organisateur.

1.2 L’organisateur instruit les demandes et statue sur les admissions. L’inscription devient effective après confirmation écrite à l’exposant.

1.3 L’organisateur se réserve le droit de rejeter, à titre provisoire ou définitif, toute demande d’inscription qui ne satisferait pas aux conditions requises, soit au regard des stipulations du formulaire officiel d’inscription ou du règlement particulier de la manifestation, soit en considération de l’ordre public ou de la défense de certains intérêts protégés.

1.4 Peuvent notamment constituer des motifs de rejet, définitif ou provisoire, la communication incomplète des renseignements requis, le défaut des versements ou garanties exigés par l’organisateur, le non-respect d’obligations antérieures et notamment du présent Manuel de l’exposant, la non-adéquation des produits ou services de l’exposant, avec l’objet, l’esprit ou l’image de la manifestation, le redressement judiciaire de l’exposant, son état avéré de cessation des paiements, la non-obtention d’autorisations administratives ou judiciaires le cas échéant, le risque d’une atteinte, par sa présence, aux intérêts protégés des consommateurs et de la jeunesse, et plus généralement à l’ordre public, à la tranquillité des autres exposants, à la sécurité et l’agrément des visiteurs.

1.5 L’exposant doit faire connaître à l’organisateur tout élément ou tout évènement, survenu ou révélé depuis son inscription, et de nature à justifier un réexamen de son admission au regard des articles 1.3 et 1.4.

1.6 Sauf dérogation accordée par l’organisateur sur demande expresse de leur part, les groupements ne peuvent exposer sur des stands collectifs que si chaque entreprise, membre du groupement, a été admise individuellement et s’est engagée à payer les droits d’inscription.

2 - Frais d’inscription et de participation

2.1 Le montant global des frais de participation à la manifestation devient définitivement acquis à l’organisateur après la confirmation écrite faite à l’exposant de son admission.

2.2 Le paiement des frais de participation doit être versé par chèque libellé à l’ordre du TRÉSOR PUBLIC ou par virement bancaire.

2.3 En outre, le règlement reste acquis à l’organisateur malgré la non-participation, pour quelque raison que ce soit, de l’exposant inscrit.

Dans le cas où un exposant, pour une raison quelconque, n’occupe pas son stand le jour de l’ouverture de la manifestation, ou à la date limite d’installation fixée par l’organisateur,                     
il est considéré comme démissionnaire. Sans préjudice de toutes autres mesures prises, aux risques et périls de l’exposant, l’organisateur peut disposer du stand de l’exposant défaillant sans que ce dernier ne puisse réclamer ni remboursement, ni indemnité, même si le stand est attribué à un autre exposant.

3 - Attribution des emplacements

3.1 L’organisateur établit le plan de la manifestation et il effectue la répartition des emplacements.

3.2 Sauf stipulation contraire, l’inscription ne confère aucun droit à la jouissance d’un emplacement déterminé. La participation à des manifestations antérieures ne crée, en faveur de l’exposant, aucun droit à un emplacement déterminé.

3.3 Dans la constitution de l’attribution des emplacements, l’organisateur s’efforce de tenir compte du souhait exprimé par les exposants, de la nature et de l’intérêt des articles ou services qu’ils se proposent de présenter, de la disposition du stand qu’ils envisagent d’installer.

3.4 L’organisateur se réserve le droit de modifier, toutes les fois qu’il le jugera utile dans l’intérêt de la manifestation, la disposition des surfaces.

3.5 Les plans communiqués et la désignation des lots comportent, si le lieu de la manifestation s’y prête, des cotes aussi précises que possible.

3.6 L’organisateur ne peut être tenu responsable des différences légères qui pourraient être constatées  entre les cotes indiquées et les dimensions réelles de l’emplacement, non plus que des modifications intervenues dans l’environnement des stands (modification des stands voisins, reconfiguration des allées…) au fur et à mesure de l’enregistrement des inscriptions.

4 - Installation et conformité des stands

4.1 Le courrier adressé à l’exposant, avec le plan, détermine le délai imparti à l’exposant pour, avant l’ouverture de la manifestation, procéder à l’aménagement de son stand et y entreposer ce dont il aura besoin durant la manifestation.

4.2 L’exposant est tenu de se conformer aux instructions de l’organisateur relatives à la réglementation des entrées et sorties des marchandises dans l’enceinte de la manifestation.

4.3 Les exposants, ou leurs commettants, doivent avoir terminé leur installation aux dates et heures limites fixées par l’organisateur. Au-delà, aucun emballage, matériel, véhicule de transports, entrepreneurs extérieurs, ne pourront, sous quelque motif que ce soit et aussi dommageable que cela soit pour l’exposant, accéder, être maintenus, ou se maintenir sur le site de la manifestation.

4.4 L’installation des stands ne doit, en aucun cas, endommager ou modifier les installations permanentes du lieu d’exposition et elles ne doivent pas porter atteinte à la commodité ou à la sécurité des autres exposants et des visiteurs.

4.5 La décoration particulière des stands est effectuée par les exposants et sous leur responsabilité. Elle doit, en tout état de cause, s’accorder avec les décorations générales de la manifestation, la visibilité des stands voisins et les stipulations éventuelles figurant dans le présent manuel de l’exposant.

4.6 Dans les espaces d’exposition, tous les matériaux utilisés, y compris tentures et moquettes, doivent être conformes à la réglementation, l’organisateur se réservant, à tout moment, de faire enlever ou détruire tout matériel ou toute installation non conformes.

4.7 L’organisateur se réserve, en outre, le droit de faire supprimer ou modifier toutes installations qui nuiraient à l’aspect général de la manifestation, gêneraient les exposants voisins ou les visiteurs, ou qui ne seraient pas conformes aux plans ou projets particuliers préalablement soumis.

4.8 L’exposant devra être présent sur son stand lors de la visite des services chargés de la sécurité et se conformer, tout au long de la manifestation, aux mesures de sécurités imposées par les pouvoirs publics ou prises par l’organisateur.

5 - Occupation et jouissance des stands

5.1 La tenue des stands doit demeurer impeccable tout au long de la manifestation, le nettoyage de chaque stand, à la charge de l’exposant, devant être fait chaque jour et être achevé avant l’ouverture de la manifestation au public.

5.2 Les emballages en vrac, les cartons, les housses utilisées pendant les heures de fermeture, les objets ne servant pas à la présentation du stand ainsi que le vestiaire du personnel doivent être mis à l’abri des regards des visiteurs. À l’inverse, il est interdit de laisser les objets exposés recouverts pendant les heures d’ouverture de la manifestation. L’organisateur se réserve le droit de retirer ce qui recouvrirait les objets sans pouvoir être rendu, en aucune façon, responsable des dommages ou pertes qui pourraient en résulter. Les exposants et leur personnel doivent être d’une parfaite correction tant envers les visiteurs qu’envers les autres exposants.

5.3 Le stand doit être occupé en permanence aussi bien pendant les heures d’ouverture aux exposants (y compris montage, livraisons et démontage) que pendant les heures officielles d’ouverture aux visiteurs. Le non-respect de cette disposition pourra entraîner une mesure d’exclusion temporaire ou définitive par l’organisateur.

5.4 Les exposants ne dégarniront pas leur stand et ne retireront aucun de leurs articles avant la fin de la manifestation, même en cas de prolongation de celle-ci. Le non-respect éventuel de cette disposition fera l’objet d’un constat écrit de l’organisateur sur la base duquel il sera notamment fondé à refuser la participation de l’exposant aux manifestations futures.

6 - Contact et communication avec le public

6.1 Toute publicité lumineuse ou sonore, et toutes animations, spectacles, ou démonstrations susceptibles de provoquer des attroupements dans les allées, doivent être soumis à l’agrément préalable de l’organisateur qui pourra revenir sur l’autorisation éventuellement accordée, en cas de gêne apportée à la circulation ou à la tenue de la manifestation.

6.2 La réclame à haute voix et le racolage, de quelque façon qu’ils soient pratiqués, sont formellement interdits. Les exposants ne doivent en aucun cas obstruer les allées ou empiéter sur elles, sauf autorisation exceptionnelle, écrite et préalable de l’organisateur.

6.3 Les exposants s’engagent à ne présenter que des produits, services ou matériels, conformes à la réglementation française ou européenne, sauf le cas échéant, à ce qu’il soit clairement indiqué, au moyen d’un panonceau, leur non-homologation, ils en assument l’entière responsabilité vis-à-vis des tiers, la responsabilité de l’organisateur ne pouvant, en aucune façon, être engagée.

6.4 Il est demandé aux exposants d’assurer la promotion de leur présence au « Forum du   Livre », sur leurs outils de communication. Le logo « Forum du Livre » est à la disposition des participants pour toute publicité, presse ou brochures destinées à informer le public de la participation de leurs auteurs et d’eux-mêmes à la manifestation « Forum du Livre ».

7 - Assurances

Outre l’assurance couvrant les objets exposés et plus généralement tous les éléments mobiles ou autres lui appartenant, l’exposant est tenu de souscrire, à ses propres frais,  auprès de son propre assureur, toutes assurances couvrant les risques que lui-même et son personnel encourent, ou font courir à des tiers. Il devra en justifier, dès confirmation de son inscription, par la production d’une attestation. L’organisateur est réputé dégagé de toutes responsabilités, notamment en cas de perte, vol ou dommages quelconques.

8 - Démontage des stands en fin de manifestation

8.1 L’exposant, ou son représentant dûment accrédité, est tenu d’être présent sur son stand dès le début du démontage du stand.

8.2 L’évacuation des stands, marchandises, articles et décorations particulières, ainsi que les déchets résiduels des matériaux ayant servi à la décoration des stands, devra être faite par les exposants dans les délais et horaires impartis par l’organisateur.

8.3 Les exposants devront laisser les emplacements, décors et matériels mis à leur disposition, dans l’état ou ils les auront trouvés. Toutes détériorations causées par leurs installations ou leurs marchandises, soit au matériel, soit au bâtiment, soit au sol occupé, seront évaluées par les services techniques de l’organisateur et mises à la charge des exposants responsables.

9 – Démarches éco-responsables

9.1 La distribution de bouteilles en plastique est interdite depuis le 1er Juillet 2021. Des fontaines à eau seront disposées dans le Forum. Les auteurs ont été sollicités pour venir avec un contenant pour leur boisson mais nous invitons les exposants à prévoir des gobelets réutilisables.

9.2 Les déplacements en transport en commun sont répertoriés sur notre site internet et nous demandons aux exposants d’informer le public de ces possibilités.

9.3 Les exposants s’engagent à soutenir les organisateurs dans les différentes démarches éco-responsables entreprises lors de la manifestation.

10 - Dispositions diverses

10.1 L’organisateur peut annuler ou reporter la manifestation en cas de force majeure. Constituent des cas de force majeure justifiant, à tout moment, l’annulation ou le report de la manifestation, toutes situations nouvelles, économiques, politiques ou sociales, à l’échelon local, national, ou international, non raisonnablement prévisibles, indépendantes de la volonté de l’organisateur, qui rendent impossible l’exécution de la manifestation car comportant des risques de troubles ou désordres susceptibles d’affecter gravement l’organisation et le bon déroulement de la manifestation ou la sécurité des biens et des personnes.

10.2 Toute infraction aux dispositions du présent règlement peut entraîner, sans préjudice de poursuites et au besoin avec l’assistance de la force publique, la fermeture du stand de l’exposant contrevenant.

10.3 Il en sera notamment ainsi en cas de défaut d’assurance, de non-conformité de l’agencement, de non-respect des règles de sécurité, de non-occupation du stand, de présentation de produits non conformes, etc.

10.4 Dans une telle situation, le montant payé au titre de la participation de l’exposant est conservé par l’organisateur, sans préjudice du paiement de toute somme restant due ou de tous autres dommages et intérêts.

10.5 Quel qu’en soit le bien fondé, les doléances d’un exposant à l’égard d’un autre exposant, ou de l’organisateur, sont débattues à l’écart de la manifestation et ne doivent, en aucune façon, en troubler la tranquillité ou l’image.

10.6 Enfin, les libraires présents doivent impérativement fournir aux organisateurs le chiffre d’affaires atteint au terme de la manifestation et ce, dans un délai d’un mois.